Niszczarki do biura – jakie modele wybrać?
Wyrzucanie do kosza poufnych dokumentów jest dość ryzykowne, zwłaszcza jeśli znajdują się na nich bardzo wrażliwe informacje, np. dane osobowe pracowników. Dlatego najlepiej jest je wcześniej zniszczyć za pomocą odpowiedniej maszyny w taki sposób, aby nic nie dało się z nich odczytać.
Niszczarka biurowa służy przede wszystkim do cięcia papieru na równe kawałki, jednak sporo modeli dostępnych na rynku jest w stanie poradzić sobie także z grubszymi, zalaminowanymi i zafoliowanymi dokumentami, dokumentami ze spinaczami czy zszywkami, a nawet płytami CD/DVD czy kartami dostępu. Na co powinniśmy zwracać uwagę przy wyborze niszczarek?
Niszczarka do biura – stopień poufności
Niszczarki tną papier na kawałki o konkretnej grubości, a parametr ten jest ściśle określony w normie poufności dokumentów (norma DIN 66399 obejmująca również cyfrowe nośniki danych). Dokumenty o najniższym stopniu poufności, np. zwyczajne pisma, ogłoszenia, przestarzałe katalogi itp., powinny być cięte na szerokość maksymalnie 12 milimetrów lub na ścinki o maksymalnej powierzchni 2000 milimetrów kwadratowych. Dla porównania dokumenty o najwyższym stopniu poufności (ściśle tajne), np. z informacjami o wadze państwowej, muszą być pocięte na ścinki o powierzchni mniejszej lub równej 5 milimetrów kwadratowych.
Każda niszczarka działa w określonym standardzie, dlatego producenci podają informację o tym, na jakie kawałki maszyna tnie dokumenty i wedle jakiego poziomu poufności. Do każdego poziomu dołączone są informacje o konkretnych wymiarach.
Niszczarka do biura – ścinki czy paski?
Niszczarki do biura przecinają dokumenty na dwa sposoby – na kształt pasków oraz ścinek. Paski uchodzą za mniej bezpieczne niż ścinki, gdyż przy dużej dozie cierpliwości można by odczytać z nich niektóre informacje. Ścinki zapewniają większy stopień ochrony, ponieważ są praktycznie niemożliwe do ułożenia w pierwotny dokument. Niszczarki tnące w paski przeznaczone są do zwyczajnych dokumentów, niezawierających tajnych danych. Niszczarki do instytucji rządowych czy dużych firm tną wyłącznie na ścinki.
Niszczarka do biura – wydajność i pojemność kosza
Pojemność kosza i wydajność pozwalają określić, ile czasu zajmie nam zniszczenie wszystkich dokumentów i jak często możemy to robić bez konieczności opróżnienia pojemnika. Najmniej wydajne są niszczarki, które w minutę przemielą zaledwie kilka arkuszy, np. 5. Takie będą dobrym rozwiązaniem do domu albo do małego, kilkuosobowego biura, gdzie nie trzeba często niszczyć dokumentów. Do dużych przedsiębiorstw z kilkudziesięcioma czy kilkunastoma pracownikami na biuro/segment przyda się niszczarka, która może za jednym razem poszatkować ok. 10 dokumentów. Dobry będzie również sprzęt umożliwiający ciągłą pracę.
W małych biurach i w domu przyda się model z niewielkim koszem, do ok. 15–20 litrów. Do dużych biur najlepsze będą modele o pojemności powyżej 25–30 litrów. Warto pamiętać, że dokumenty ścięte na paski zajmują nieco więcej miejsca w koszu niż ścinki.
Niszczarka do biura – funkcje
Niszczarki biurowe mają wiele funkcji ułatwiających pracę. Będzie to np. automatyczny start/stop, co sprawia, że urządzenie uruchamia się automatycznie, kiedy papier znajdzie się w środku i zatrzyma, kiedy arkusz zostanie całkowicie zniszczony. Przydatna będzie również opcja rewersu przy zacięciu pojemnika, która odda nam dokumenty i dzięki temu pozwoli usunąć źródło usterki. Do niektórych urządzeń dołącza się również diodę informującą o zacięciu papieru i/albo zapełnieniu kosza.
Warto również pamiętać o zabezpieczeniach, np. czujniku dotyku, który zatrzymuje urządzenie wtedy, kiedy wykryje dłoń w szczelinie. Ważne jest również zabezpieczenie termiczne, a w niektórych przypadkach możliwe jest także zamknięcie kosza na klucz.
