Zdalnie i efektywnie? 6 zasad pracy w trybie home office

Praca zdalna rządzi się trochę innymi prawami – nie trzeba przestrzegać biurowego dress code’u, można pracować, gdzie dusza zapragnie (wygodny fotel, przytulna kuchnia, a może własne, przytulne łóżko?) i godzić obowiązki zawodowe z życiem rodzinnym, co często chwalą sobie świeżo upieczeni rodzice. Home office ma jednak także wiele pułapek i niebezpieczeństw, które mogą sprawić, że staniemy się mniej produktywni, a nasza praca z błogiej i bezstresowej sielanki zmieni się w istny koszmar. Jak do tego nie dopuścić? Przeczytaj nasz poradnik i sprawdź, jak uniknąć błędów, które zwykle popełniają początkujący adepci tej sztuki. Gwarantujemy, że jeżeli zapamiętasz tych kilka zasad, twoje domowe biuro stanie się miejscem przyjemnej i efektywnej pracy.

Wiele osób wychodzi z założenia, że skoro home office daje nam luksus pracy wszędzie, to grzechem byłoby z tego nie skorzystać. Kanapa w salonie kusi miękkimi poduszkami, łóżko woła do nas spod warstw jeszcze ciepłej pościeli, a kuchnia nęci bliskością smakołyków. Niestety, wędrując po całym domu z laptopem i napawając się możliwościami, jakie daje ci tryb home office, w rzeczywistości zajmujesz się wszystkim tylko nie pracą, a to powoduje, że twoja koncentracja i produktywność lecą w dół. Co zrobić, żeby domowe pokusy nie przeszkadzały w zawodowych obowiązkach? Wyznacz sobie kącik do pracy z dala od domowych rozrywek i miejsc, które kojarzą ci się z przyjemnym relaksem. Jeżeli mieszkasz w domu z wieloma pomieszczeniami, przeznacz na strefę pracy osobny pokój, w którym będziesz załatwiać tylko sprawy zawodowe. Powiedz domownikom, że od teraz tam znajduje się twoje domowe biuro i poproś, żeby nie absorbowali cię domowymi sprawami podczas twoich godzin pracy.

Jeżeli mieszkasz w kawalerce, postaraj się zaaranżować miejsce, które będzie służyło tylko czynnościom zawodowym. Ważne, żeby przestrzeń przeznaczona na pracę była wolna od wszelkich czynników rozpraszających. Jeżeli w pomieszczeniu stoi telewizor, nie włączaj go, gdy pracujesz. Zadbaj o to, żeby twojej uwagi nie odciągały dziecięce zabawki porozrzucane przy biurku, wciągająca powieść, nowe wydanie ulubionego magazynu, czy myśl o fascynującym serialu. Choć każda z tych rzeczy brzmi wspaniale, zostaw je na czas, kiedy uporasz się już z zadaniami biurowymi. Oddzielenie strefy zawodowej od strefy prywatnej to pierwszy, fundamentalny krok na drodze do efektywnej pracy w domu.

Pięknie zaaranżowane i w pełni komfortowe miejsce pracy to niezwykle ważny czynnik, który sprawi, że nasza motywacja i produktywność utrzymają się na stałym, wysokim poziomie. Zadbaj o komfortowe krzesło i odpowiednie biurko, na którym zmieści się komputer, kalendarz, notes i inne przedmioty, które towarzyszyły ci w biurowej rzeczywistości. Pamiętaj, że w domu możesz pozwolić sobie na odrobinę fantazji. Spraw, żeby twoja strefa pracy była miejscem przyjaznym, do której lubisz wracać. Ulubione kwiaty w wazonie, kaktus w doniczce, kojąca nerwy misa tybetańska, czy ramka ze zdjęciem z wakacji – otocz się przedmiotami, które wprawią cię w dobry nastrój i dodadzą energii do nowych wyzwań.

Jedną z największych pułapek pracy zdalnej jest rozregulowany rytm dnia. Home office daje fałszywe poczucie wolności i swobody, a to sprawia, że często wstajemy znacznie później, spędzamy pół dnia w piżamie, a po drodze zajmujemy się jeszcze domowymi czynnościami, które niebezpiecznie oddalają nas od obowiązków zawodowych. W rezultacie czas ucieka, a praca nie jest skończona i przeciąga się do późnych godzin nocnych. Działając bez z góry ustalonych reguł i ram czasowych szybko znienawidzisz swoje domowe biuro, bo będzie ci się kojarzyło jedynie ze zmęczeniem i przykrym obowiązkiem. Jak do tego nie dopuścić? Zachowaj rutynę dnia, która towarzyszyła ci podczas pracy poza domem.

Wstań z łóżka o określonej porze, ubierz się w wygodny stój, który lubisz – ale niech to nie będzie piżama, ani powyciągany dres, tylko ubranie, które z powodzeniem nadaje się do wyjścia. Wyznacz sobie godziny pracy i godziny przerw na krótki odpoczynek lub posiłek i trzymaj się ich sztywno. Staraj się utrzymać stały rytm dnia i kończyć pracę o jednej porze. Wyjątki od reguły nie spowodują wielkiej katastrofy, ale nie powinny powtarzać się często. Pracując w komfortowych warunkach i przestrzegając stałych godzin unikniesz przemęczenia i frustracji jaka towarzyszy tym, dla których praca nigdy się nie kończy.

O efektywności świadczy realizacja założonych celów, a każdy z odhaczonych punktów to czynnik motywacyjny do dalszych starań. Jeżeli masz wrażenie, że mimo usilnych starań, twoja praca z domu jest nieproduktywna, zacznij działać z planem. Każdy dzień zaczynaj od przygotowania bardzo szczegółowego harmonogramu, w którym uwzględnisz ważne sprawy, rutynowe czynności, jak video spotkania z przełożonym i raporty, a także przerwy na posiłek i chwilę odpoczynku.

Jak utrzymać efektywny rytm pracy i koncentrację na ważnych zadaniach, kiedy w ciągu dnia pojawia się wiele nagłych spraw? Dobrym sposobem jest zasada Top 3, czyli uwzględnienie na liście trzech priorytetów, na których skupisz się w pierwszej kolejności. Postaraj się wykonać te czynności tego samego dnia i nie odkładać ich na następny dzień pracy. Nie zrażaj się, jeżeli na początku nie wszystko będzie szło zgodnie z ustalonym planem. To ćwiczenie to świetny trening motywacyjny dzięki któremu nauczysz się wartościować zadania i skupiać na tych najważniejszych. Już po kilku dniach ilość zrealizowanych priorytetów będzie większa, a kiedy już opanujesz tę sztukę do perfekcji, cała priorytetowa trójka zostanie odhaczona na liście jeszcze przed poranną kawą.

Ciekawą i chętnie wykorzystywaną metodą na zwiększenie efektywności jest technika Pomodoro opracowana przez Francesco Cirillo pod koniec ubiegłego wieku. Jej założeniem jest jasne zdefiniowanie czasu pracy i odpoczynku w ciągu dnia. Jak to zrobić? Wybierz zadanie z listy i skup się nad nim nieprzerwanie przez 25 minut (możesz ustawić minutnik, żeby jeszcze precyzyjniej odliczyć czas, jaki poświęcisz na pracę). Następnie zrób sobie 3 – 5 minutową przerwę i powtórz cały proces jeszcze trzykrotnie. Po zrealizowaniu całych czterech cyklów możesz przerwać pracę na 15 minut i odpocząć. Kontynuuj pracę metodą Pomodoro aż do zakończenia zadania.

Sterta nieuporządkowanych dokumentów na biurku, ubrania przewieszone przez ramę krzesła, nieposłane łóżko, książki i magazyny porozrzucane na podłodze. Możesz to nazywać chaosem kontrolowanym, albo artystycznym nieładem, ale prawda jest taka, że pracując w takim otoczeniu nigdy nie osiągniesz wysokiego poziom efektywności. Dlaczego? To proste – bałagan rodzi frustrację i rozdrażnienie, rzeczy walające się po całym mieszkaniu rozpraszają uwagę i tworzą atmosferę zamętu. Przebywając w takim otoczeniu nastrajasz się negatywnie i zaczynasz myśleć, że skoro nie jesteś w stanie okiełznać swojej domowej przestrzeni, to z pewnością nie podołasz też obowiązkom biurowym.

Zamiast pogrążać się w negatywnych emocjach, zacznij od sprzątania i postaraj się, żeby na biurku nie znajdowało się nic, co nie jest związane ze sprawami zawodowymi. Praca w czystym i uporządkowanym miejscu stanie się łatwa i przyjemna, a zmęczenie i napięcie momentalnie znikną.

Home office wiąże się z niebezpieczeństwem funkcjonowania w ciągłej gotowości do pracy. Zaburzenie harmonii pomiędzy życiem zawodowym i odpoczynkiem może skutkować permanentnym zmęczeniem i dużym spadkiem produktywności. Żeby uniknąć siedzenia przy komputerze do późnej nocy, trzymaj się wyznaczonego czasu pracy, a kiedy nadejdzie pora zwiastująca jej koniec, po prostu wstań od biurka, odłóż dokumenty i wyłącz telefon. W godzinach wieczornych zajmij się tym, na co nie było czasu w ciągu dnia – spędź te chwile z bliskimi, poczytaj książkę, obejrzyj odcinek ulubionego serialu. Przestawienie się z trybu pracy na tryb relaksu ułatwi zmiana ubrań na wygodniejsze, bardziej "domowe". Najważniejsze, żeby podczas wieczornego odpoczynku nie wracać do spraw zawodowych. Umiejętność wyłączenia się to jeden z nieodzownych elementów efektywnej pracy, więc zadbaj o to, żeby twój umysł wyciszył się i przygotował na kolejny dzień pełen nowych wyzwań.