Jak kontrolować swoją wspólnotę mieszkaniową?

Warto jednak zdawać sobie sprawę, że wątpliwe transakcje i rozliczenia zdarzają się też we wspólnotach mieszkaniowych. Właśnie dlatego eksperci serwisu RynekPierwotny.pl postanowili wyjaśnić, jak wygląda możliwość skontrolowania wydatków oraz stanu finansowego wspólnoty zarządzającej naszym budynkiem.

Jeżeli chodzi o uprawnienia kontrolne członków wspólnoty mieszkaniowej, to w pierwszej kolejności warto odwołać się do konkretnych przepisów. W tym kontekście kluczowe znaczenie ma artykuł 29 ustęp 3 ustawy o własności lokali. Zgodnie ze wspomnianym przepisem; "prawo kontroli działalności zarządu służy każdemu właścicielowi lokalu". Bardzo istotny oraz klarowny jest także artykuł 27 cytowanej wcześniej ustawy. Wskazuje on, że: "każdy właściciel lokalu ma prawo i obowiązek współdziałania w zarządzie nieruchomością wspólną".

Jak tłumaczą eksperci portalu RynekPierwotny.pl uprawnienia członka wspólnoty mieszkaniowej dotyczące kontroli jej działalności, zawsze bazują na dwóch cytowanych wcześniej artykułach z ustawy o własności lokali. Wspomniana ustawa wskazuje również, że zarząd wspólnoty mieszkaniowej lub wynajęty zarządca w odniesieniu do każdej nieruchomości wspólnej jest zobowiązany do prowadzenia pozaksięgowej ewidencji kosztów zarządu, ewidencji zaliczek wnoszonych przez właścicieli lokali oraz ewidencji innych rozliczeń.

Poza obowiązkami formalnymi wynikającymi z odrębnych przepisów (dotyczących np. rachunkowości), zarząd wspólnoty mieszkaniowej albo wynajęty zarządca musi dodatkowo opracować i aktualizować dokumentację techniczną budynku oraz spis właścicieli lokali.

Ustawa o własności lokali przewiduje również inne rozwiązania, które mają zapewnić transparentność w rozliczeniach i ułatwić kontrolę sposobu zarządzania wspólnotą mieszkaniową. Wedle artykułu 30 wspomnianej ustawy, zarząd wspólnoty mieszkaniowej lub zarządca powinien dokonywać rozliczeń poprzez rachunek bankowy, przynajmniej raz w roku zwoływać zebranie właścicieli lokali, a także składać właścicielom "M" coroczne sprawozdanie dotyczące swojej działalności.

Warto podkreślić, że zarząd wspólnoty mieszkaniowej jest zobowiązany do udzielania bieżących informacji na temat wykonywanych transakcji oraz rozliczeń nawet wtedy, gdy ciężar codziennego zarządzania nieruchomością spoczywa na barkach licencjonowanego zarządcy. W takiej częstej sytuacji, również sam zarząd powinien podejmować działania kontrolne. Dotyczą one tego, czy zarządca odpowiednio wywiązuje się ze swoich obowiązków.

Przepisy dokładnie nie precyzują, jakie dokumenty trzeba przekazać członkowi wspólnoty mieszkaniowej, który postanowił sprawdzić jej finanse oraz prawne aspekty działania. Można jednak uznać, że na wniosek członka wspólnoty mieszkaniowej powinny mu zostać udostępnione wszystkie dokumenty wymagane do przeprowadzenia kontroli. Przykład stanowi np. kompletna dokumentacja księgowa oraz techniczna. Oprócz tego kontrolująca osoba może sprawdzać między innymi: dokumenty dotyczące remontów, uchwały wspólnoty, polisy ubezpieczeniowe oraz rozliczenia zużycia mediów. W pewnych okolicznościach, dostęp do dokumentów bywa ograniczony ze względu na konieczność ochrony danych osobowych.

Praktyka pokazuje, że kontrolne plany członka wspólnoty mieszkaniowej czasem spotykają się z podejściem zarządu, które w najlepszym razie można określić jako nieprzychylne. W takiej trudnej sytuacji, warto wystąpić z pozwem do sądu cywilnego nakazującym zarządowi wspólnoty udostępnienie dokumentów. Druga strona sporu w ramach obrony swojego stanowiska może np. wskazywać, że kontrolna inicjatywa jednego z właścicieli mieszkań ma na celu tylko utrudnienie pracy zarządu wspólnoty mieszkaniowej.

Warto podkreślić, że jeden z właścicieli mieszkań będący jednocześnie członkiem wspólnoty mieszkaniowej, posiada nie tylko uprawnienia o charakterze typowo kontrolnym. Taka osoba może również doprowadzić do zwołania nadzwyczajnego zebrania członków wspólnoty w celu przedyskutowania sytuacji finansowej lub działań zarządu. Nadzwyczajne zebranie zostaje zwołane na wniosek osób posiadających przynajmniej 1/10 udziału w nieruchomości wspólnej. Podczas takiego zebrania można poddać pod głosowanie np. uchwałę o konieczności przeprowadzenia audytu finansowego wspólnoty lub uchwałę dotyczącą zawieszenia/odwołania poszczególnych członków zarządu. Najpoważniejszym środkiem w arsenale osoby tropiącej nieprawidłowości jest możliwość wystąpienia do sądu z żądaniem ustanowienia przymusowego zarządcy wspólnoty mieszkaniowej.