Zarządcy bloku trzeba zostawić telefon?

W czasie sezonu letniego, wiele mieszkań jest pozostawianych przez ich właścicieli na dłuższy czas (np. 3 - 4 tygodnie). Taka sytuacja skutkuje pewnymi zagrożeniami. Nie chodzi wyłącznie o włamanie. Warto pamiętać, że właściciel nieobecny w mieszkaniu nie zareaguje np. na wyciek wody z lokalu znajdującego się wyżej. W czasie nieobecności właściciela „M” mogą się też pojawić pilne sprawy dotyczące wspólnoty mieszkaniowej lub spółdzielni. Dlatego w kontekście letnich wyjazdów nasuwa się pytanie, czy podmiot zarządzający budynkiem może wymagać podania danych kontaktowych (m.in. adresu e-mail i numeru telefonu) przez właścicieli lokali. Eksperci RynekPierwotny.pl odpowiadają na to pytanie.

Dane mogą być przetwarzane tylko jeśli są niezbędne …

Na wstępie warto wyjaśnić, że wspólnota mieszkaniowa lub spółdzielnia zgodnie z obowiązującymi przepisami pełni rolę administratora danych osobowych. Organy spółdzielni i wspólnoty mogą zatem zbierać oraz przetwarzać dane osobowe jeśli jest to konieczne do realizacji konkretnych i usprawiedliwionych celów. Trzeba jednak pamiętać, że budynkami, w których znajdują się mieszkania własnościowe zarządzają nie tylko spółdzielnie oraz wspólnoty mieszkaniowe. Ustawa o własności lokali wskazuje, że kompleksowe zarządzanie budynkiem można powierzyć wyspecjalizowanemu zarządcy. Podobnie jak spółdzielnia oraz wspólnota, może on zbierać i przetwarzać dane osobowe w uzasadnionych przypadkach. Nawiasem mówiąc, sądy nie są zgodne co do tego, czy zarząd może działać równocześnie z zarządcą wybranym na podstawie art. 18 ustawy o własności lokali (zobacz np. orzeczenia Sądu Najwyższego z sygnaturą akt III CZP 106/16 oraz I CZ 4/17). Może się zatem okazać, że dane osobowe będzie przetwarzał zarówno zarząd wspólnoty mieszkaniowej, jak i wybrany zarządca. Dostęp do takich poufnych informacji mogą mieć również firmy świadczące usługi na rzecz podmiotu zarządzającego budynkiem (np. usługi informatyczne).

Zarząd wspólnoty mieszkaniowej może przekazać część swoich zadań administratorowi budynku, który również powinien mieć prawo dostępu do danych osobowych właścicieli mieszkań w zakresie, jaki uzasadnia to potrzeba sprawnego zarządzania blokiem lub kamienicą. Podstawą do przekazywania wrażliwych danych będzie umowa cywilnoprawna zawierana z administratorem. W przypadku zarządów wspólnot i zarządców wybranych przez wspólnoty, bezsporny jest fakt, że do przetwarzania podstawowych informacji o właścicielach mieszkań (imienia, nazwiska, adresu oraz udziału w nieruchomości wspólnej) jako podstawa prawna wystarczy sama ustawa o własności lokali. Oznacza to możliwość przetwarzania podstawowych danych bez konieczności udzielenia zgody przez właścicieli mieszkań. Rolę analogicznej podstawy prawnej w blokach zarządzanych przez spółdzielnie pełni ustawa o spółdzielniach mieszkaniowych.

Lepiej pozostawić dane kontaktowe w swoim interesie

Warto również wiedzieć, że regulacje dotyczące prowadzenia spisu właścicieli lokali przez wspólnotę mieszkaniową lub jej zarządcę nie są precyzyjne. Artykuł 29 ustawy o własności lokali wskazuje jedynie, że zarząd wspólnoty lub zarządca wybrany na podstawie art. 18 tego aktu prawnego powinien prowadzić i aktualizować spis właścicieli lokali. Przepisy nie mówią jednak bezpośrednio, jakie dane powinny znajdować się w tym spisie. Podstawa to na pewno imię, nazwisko i adres zamieszkania oraz udział w nieruchomości wspólnej

Ustawa prawo spółdzielcze nie wymienia natomiast danych do szybkiego kontaktu jako informacji, które powinien zawierać rejestr członków spółdzielni. Wydaje się jednak, że właściciele mieszkań dla swojego dobra powinni udostępniać wspólnotom, zarządcom i spółdzielniom numer telefonu kontaktowego i e-mail, ponieważ takie rozwiązanie znacząco przyspiesza komunikację w pilnych sytuacjach. Firmy oferujące wspólnotom usługi zarządzania budynkami często zastrzegają, że niepodanie e-maila i numeru telefonu przez wszystkich właścicieli mieszkań może utrudnić wykonywanie takich usług. Co więcej, brak szybkiego kontaktu z właścicielem lokalu czasem skutkuje zwiększeniem wartości powstałych szkód (np. z powodu zalania), co może wziąć pod uwagę ubezpieczyciel.