Firma w domu. Czy to się opłaca?

Prowadzenie firmy w mieszkaniu daje możliwość odliczenia części kosztów związanych z opłatami za czynsz czy media. Nie należy z tym jednak przesadzać, by fiskus nie zakwestionował wydatków. Niestety są też minusy firmy we własnym domu – w niektórych sytuacjach można zapłacić wyższy podatek od nieruchomości.

Cała sztuka w przypadku prowadzenia firmy we własnych czterech ścianach polega na tym, by dobrze zakwalifikować część kosztów jako firmowe. Nie jest to łatwe, gdyż niektóre urządzenia itp. wykorzystuje się zarówno w celach firmowych, jak i prywatnych.

Generalnie nie budzi kontrowersji odliczenie części czynszu administracyjnego. Wysokość odliczenia powinna proporcjonalnie odpowiadać powierzchni mieszkania zaliczonej na cele firmowe. Nie warto być pazernym. Jeśli w pokoju, w którym na co dzień mieszkasz i żyjesz, tylko część powierzchni przypada na „firmę” (np. biurko z komputerem i drukarką), to tylko tę część powinno się brać pod uwagę przy odliczeniu.

Oczywiście odliczeniu podlegają również koszty zakupu sprzętu przydatnego do prowadzenia działalności – niezależnie, czy po godzinach pracy będzie wykorzystywany na cele prywatne. Chodzi oczywiście o komputer, drukarkę, aparat fotograficzny itp. Taki sprzęt należy zakupić „na firmę”.

Problem zaczyna się przy odliczaniu mediów. Najczęściej prowadzący firmę w mieszkaniu stosują w tej sytuacji tę samą proporcję związaną z powierzchnią mieszkania. Jeśli więc 1/3 lokalu przypada na firmę, to 1/3 kosztów jest firmowa i podlega odliczeniu. To prawda – ale tylko przy kosztach mediów związanych stricte z powierzchnią – takich jak ogrzewanie. Co z pozostałymi kosztami, np. zużycia wody, prądu, gazu itp.?

Rozwiązaniem byłaby tu instalacja osobnych liczników. Zazwyczaj jednak organy podatkowe godzą się na zastosowanie proporcji przyjętej przez podatnika, byle by nie odbiegała ona rażąco od realistycznie oszacowanych kosztów, które mogą przypadać na firmę. Dobrze by było jednak nie stosować proporcji powierzchniowej, która nie ma w tej sytuacji zastosowania. Należy dodać, że w przypadku zakwestionowania kosztów przez fiskusa to podatnik będzie musiał odpowiednio umotywować ich skalę, uzasadniając metodę wyliczenia. To samo dotyczy wszelkich innych opłat niezwiązanych z powierzchnią: za ścieki, wodę, śmieci, gaz itp.

Problematyczne jest odliczenie kosztów Internetu. Często w domu korzystamy z pakietów od dostawców usług – np. Internet plus telefon i telewizja. O ile nie ulega wątpliwości, że kosztem firmowym jest telefon czy Internet, o tyle z uzasadnieniem ujęcia w firmowych kosztach telewizji będzie problem. Nie ma żadnych wątpliwości co do wciągnięcia w koszty Internetu czy telefonu, które podatnik założy bezpośrednio na firmę. Jeśli jednak w celach firmowych korzysta z prywatnego telefonu i Internetu, nie będzie mógł wciągnąć w koszty całości opłat. W przypadku telefonu można wykazać dzięki billingom, które połączenia zostały wykonane w celach służbowych. Kosztem nie będzie też stały miesięczny abonament posiadacza prywatnego telefonu. Podobnie ma się rzecz z Internetem. Jeśli w ramach domowego pakietu wykorzystujesz połączenie w celach firmowych, kosztem nie będzie z pewnością telewizja, natomiast „firmową” część opłaty za sieć należy w miarę wiarygodnie oszacować (np. przyjmując proporcję czasową – 8 godzin w ciągu
dnia sieć jest wykorzystywana na cele służbowe itp.).

Jeśli mieszkanie kupiłeś na kredyt, proporcjonalną część odsetek możesz również zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu. Ważne zastrzeżenie: gdy właściciel firmy zdecyduje się na wprowadzenie prywatnego mieszkania na środki trwałe firmy, wówczas odsetki naliczone do dnia przekazania mieszkania do działalności zwiększają wartość początkową środka trwałego i stanowią koszty uzyskania przychodów dopiero poprzez odpisy amortyzacyjne.

Kosztami mogą być też wydatki związane z zakupem mebli biurowych czy remontem mieszkania – oczywiście proporcjonalnie do części przypadającej na firmę.

Podatek od nieruchomości

Na koniec jeszcze kilka zdań o mniej przyjemnym aspekcie prowadzenia działalności we własnym mieszkaniu, a mianowicie - o perspektywie zapłaty wyższego podatku od nieruchomości i czynszu.

Należy pamiętać, że jeśli mieszkanie, w którym prowadzisz firmę, jest własnościowe lub spółdzielczo-własnościowe, powinno się zgłosić zmianę przeznaczenia części mieszkania z celów mieszkaniowych na gospodarcze. W takiej sytuacji może się zdarzyć, że spółdzielnia zacznie naliczać wyższy czynsz za część lokalu, która przestała mieć charakter mieszkaniowy.

To samo dotyczy gminy. Musisz jej zgłosić fakt prowadzenia firmy w mieszkaniu i to ona zdecyduje, czy uznać jego część za lokal użytkowy. W takiej sytuacji zapłacisz znacznie większy podatek od nieruchomości. Taka sytuacja jednak ma miejsce przy „poważniejszej", stricte firmowej działalności – gdy np. ktoś w wydzielonej części mieszkania zorganizował sobie warsztat, biuro, w którym przyjmuje klientów, czy gabinet. Jeśli firma w mieszkaniu to po prostu komputer z biurkiem, raczej takiego scenariusza nie należy się obawiać.

Marcin Moneta, Dział Analiz WGN